Compliance Richtlinien der Deutschen Gesellschaft für Medizincontrolling e.V.

Der Begriff Compliance ist weit zu verstehen und betrifft die Einhaltung aller gesetzlichen und sonstigen Vorschriften, vertraglichen Verpflichtungen und internen Selbstverpflichtungen. Compliance umfasst alle Bereiche und Geschäftsprozesse im Verein. Das Ansehen unseres Vereins wird geprägt durch das Auftreten, Handeln und Verhalten jedes einzelnen Mitglieds. Alle Mitglieder verhalten sich in einer Weise, die dem Ansehen unseres Vereins nicht schadet. Das dokumentieren wir mit folgenden Compliance Richtlinien, die für den Verein wie die Mitglieder gleichermaßen bindend sind.

Diese Richtlinien können nicht für alle Situationen Handlungsanweisungen geben, bilden aber den Rahmen für weitere ergänzende Regelungen und geben Orientierungshilfe. Sie sollen Mitglieder vor Gesetzesverstößen und Verletzung vertraglicher Verpflichtungen schützen, helfen Konflikte zwischen privaten und geschäftlichen Interessen zu vermeiden sowie den Verein vor finanziellen Verlusten und Reputationsschäden zu bewahren.

Durch die Richtlinie werden keine neuen Pflichten auferlegt. Sie dient der Klarstellung und Präzisierung schon bestehender gesetzlicher und sonstiger Vorschriften sowie bestehender interner Regelungen.

Vergünstigungen und Geschenke

Unsere Mitglieder sind angehalten, in der Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern niemals durch Annahme oder Anbieten von Vergünstigungen oder Geschenken auch nur den Anschein zu erwecken, die Entscheidung geschäftlicher Angelegenheiten beeinflussen zu wollen.

Nur innerhalb eines Rahmens, der nicht über übliche Gepflogenheiten ethisch einwandfreier Geschäftspraktiken und geltender Gesetze hinausgeht, sind Geschenke und Bewirtungen akzeptabel.

Anstands- und Höflichkeitsgeschenke, Honorare und Kostenerstattungen für Redebeiträge, Veröffentlichungen oder vergleichbare Leistungen dürfen einen angemessenen Umfang nicht übersteigen.

Wertvollere Geschenke dürfen angenommen werden, wenn sie in einer öffentlichen Veranstaltung oder zu einem besonderen Anlass (z. B. Jubiläum) überreicht oder auf Wunsch des Empfängers direkt an eine soziale Institution geleitet oder für soziale Zwecke verwendet werden.

Die Annahme von Einladungen zu Geschäftsessen ist im Rahmen angemessener und üblicher Geschäftsgepflogenheiten möglich.

Die Teilnahme an einer unentgeltlichen Veranstaltung Dritter / Externer ist bei betrieblicher Veranlassung zulässig. Dabei ist darauf zu achten, dass der Vereinszweck überwiegt.

Eine Teilnahme an Veranstaltungen ohne vorherrschenden Geschäftscharakter wie beispielsweise Konzert-, Theater-, Sport- und Abendveranstaltungen sowie Seminare und Konferenzen mit einem überwiegend auf Unterhaltung ausgerichteten Programm (Unterhaltungsveranstaltungen) ist möglich, wenn sie einer angemessenen Geschäftspraxis entspricht. Dies setzt in der Regel voraus, dass der Gastgeber anwesend ist, die Teilnahme nicht häufig wiederholt wird und die Reise- oder Logiskosten nicht vom einladenden Geschäftspartner übernommen werden.

Zusatzkosten, die für private Begleitpersonen entstehen, sind grundsätzlich von jedem selbst zu tragen. Angebote Externer, auch diese Kosten zu übernehmen, sind abzulehnen.

Gewährung von persönlichen Vorteilen

Nach unseren eigenen Regelungen zur Annahme von persönlichen Vorteilen bieten auch wir unseren Kooperationspartnern keine persönlichen Vorteile an – analog zu „Vergünstigungen und Geschenke“.

Zuwendungen und Vergütungen an die Kooperationspartner sind zulässig, wenn sie im Vereinszweck begründet sind und ein Bezug zur Vermittlungsleistung besteht.

Umgang mit Spenden

Jede Spende muss in der Weise transparent verbucht werden, dass der Empfänger der Spende und der Verwendungszweck zweifelsfrei erkennbar sind.

Interessenskonflikte

Alle Mitglieder haben die Pflicht finanzielle oder andere Geschäftsbeziehungen, seien sie direkt oder indirekt, die sich nachteilig auf den Verein auswirken können, zu vermeiden.

Datenschutz

Unsere Mitglieder wissen um die Relevanz des Datenschutzes und der Datensicherheit und sind angehalten, die entsprechenden gesetzlichen Regelungen zu beachten.

Dies gilt insbesondere für personenbezogene Daten unserer Lieferanten, Kunden und Mitarbeiter.

Einhaltung der Richtlinien

Der Vorstand und das Präsidium der DGfM bekennen sich zu den Bestimmungen dieser Richtlinien und erklärt diese für sich selbst und alle Mitarbeiter der Geschäftsstelle für verbindlich.

Fehlverhalten und Verstöße gegen diese Richtlinien werden nicht toleriert und konsequent verfolgt.

Die Einhaltung der Richtlinien im Verein können wir nur erreichen, wenn alle Mitglieder hierbei mitwirken. Es muss gelebte Vereinswirklichkeit und damit Teil des Arbeitsalltages aller Mitglieder sein.

Der Vorstand
Stand: 17. Juli 2015